Links เนื้อหาภายในหน้า: ประเภท Software l ปัจจัยในการเลือกใช้ Software l วิธีการจัดหา Software l ความเหมือนที่แตกต่าง l องค์ประกอบของ Software l คุณสมบัติที่ดีและไม่ดีของ software l ทำไมถึงต้องให้ความสำคัญกับการซื้อ Software l จัดอันดับ Software l รวม Links Software l

โปรแกรมคอมพิวเตอร์สำเร็จรูปที่เกี่ยวข้องกับการบัญชีสามารถแบ่งออกเป็น 2 ประเภท ได้แก่

       1. โปรแกรมธุรกิจทั่วไป (Business Software) คือ โปรแกรมใช้ในการบริหารจัดการสารสนเทศขององค์กร โดยจะเป็นตัวเสริมความคล่องตัวในการนำเสนอข้อมูลเพื่อใช้ในการตัดสินใจของผู้บริหาร ได้แก่ MS Word, Excel, PowerPoint และ Access เป็นต้น
       2. โปรแกรมทางการบัญชี (Accounting Software) คือ โปรแกรมที่พัฒนาขึ้นมาเพื่อใช้กับงานด้านบัญชีโดยเฉพาะ มีหน้าที่บันทึก ประมวลผล และเสนอรายงานเกี่ยวกับรายการค้าที่เกิดขึ้น โดยเริ่มตั้งแต่การลงบัญชีในสมุดรายวันทั่วไป การผ่านรายการไปสมุดบัญชีแยกประเภท และสรุปผลรายการค้าออกมาในรูปของงบการเงิน ในปัจจุบันโปรแกรมทางการบัญชีมักเป็นส่วนหนึ่งของโปรแกรมประเภท ERP package ซึ่งได้รับความนิยมอย่างมาก ตัวอย่างของโปรแกรมประเภทนี้ได้แก่ SAP R/3, Oracle และ Crystal Formula เป็นต้น

ปัจจัยพื้นฐานที่ควรจะพิจารณาในการเลือกใช้โปรแกรมทางการบัญชีให้เหมาะสมกับองค์กร

       โปรแกรมบัญชีที่มีขายอยู่ในประเทศไทยตอนนี้มีอยู่หลายชนิด ตั้งแต่ประเภทที่รองรับการบันทึกบัญชีและทำงบการเงินเพียงอย่างเดียว (ระบบ GL), ประเภทที่เป็น integrated accounting system คือ เอาระบบการขาย ออกใบกำกับสินค้า ฯลฯ มาเชื่อมกับระบบบัญชีและบันทึกบัญชีโดยอัตโนมัติ ไปจนถึงระบบซอฟแวร์บัญชีขนาดใหญ่ที่ครอบคลุมฟังก์ชั่นการวางแผนทรัพยากรขององค์กร (ERP) ไว้ด้วย

       การเลือกใช้งานโปรแกรมรูปแบบใดนั้นต้องพิจารณาจากความต้องการของธุรกิจเป็นหลัก เช่น ต้องการความสามารถหรือฟังก์ชั่นการทำงานแบบใดบ้าง ต้องการระบบที่เป็นแบบ Online (ผ่าน internet/intranet) หรือเป็นแบบ stand alone รันบน PC เครื่องเดียว เป็นต้น นอกจากนี้ยังอาจพิจารณาจากปัจจัยต่อไปนี้

การจัดหาโปรแกรมทางการบัญชี

       องค์กรแต่ละแห่งสามารถพัฒนาโปรแกรมทางการบัญชีขึ้นมาเองหรือจะซื้อโปรแกรมสำเร็จรูปจากบริษัทผู้ผลิตโปรแกรมโดยเฉพาะก็เป็นได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความเหมาะสมและทรัพยากรที่มีอยู่ของแต่ละองค์กร ตารางต่อไปนี้จะแสดงถึงข้อแตกต่างระหว่าง 2 ทางเลือกในการจัดหาโปรแกรมทางการบัญชี

โปรแกรมที่พัฒนาขึ้นมาใช้งานเอง
ข้อดี – ตรงกับความต้องการของผู้ใช้, มีความยืดหยุ่นสูง
ข้อเสีย – ลงทุนสูง, ใช้เวลาในการพัฒนานาน, โอกาสพัฒนาไม่สำเร็จมีสูง ถ้ามีการเปลี่ยนแปลงทีมงาน

โปรแกรมสำเร็จรูป (Package)
ข้อดี – สามารถใช้งานได้ทันทีเมื่อทำการติดตั้งสำเร็จ, ราคาถูกกว่าพัฒนาโปรแกรมใช้เองมาก
ข้อเสีย – ไม่มีความยืดหยุ่น, ไม่รับ Modify ให้กับลูกค้า

โปรแกรมที่เป็นกึ่ง Package
เป็นการแก้ปัญหาของโปรแกรมทั้งสองประเภทที่ได้กล่าวมาแล้ว เมื่อมีโปรแกรมเป็นชุดมาตรฐาน แล้วสามรถนำมา Modify ให้เข้ากับงานของท่านได้โดยเสียค่าใช้จ่ายไม่สูงมาก

• ความเหมือน:
  ใช้หลักการในทางบัญชีเดียวกัน
  ใช้หลักการในทางด้านภาษีเดียวกัน
  ขั้นตอนในการทำงานมีลักษณะเดียวกัน

• ความแตกต่าง:
  คุณภาพของโปรแกรมที่แตกต่างกัน
  ความยากง่ายในการใช้งานที่แตกต่างกัน
  ความยืดหยุ่นในการใช้งานแตกต่างกัน
  ความสมบรูณ์ของโปรแกรมแตกต่างกัน
  ความถูกต้องของโปรแกรมแตกต่างกัน
  ความรวดเร็วของโปรแกรมแตกต่างกัน
  เสถียรภาพการใช้งานของโปรแกรมที่แตกต่างกัน
  แนวทางในการพัฒนาโปรแกรมแตกต่างกัน
  ความต่อเนื่องในการพัฒนาแตกต่างกัน
  การแนะนำและการอบรมการใช้งานที่แตกต่างกัน
  การบริการหลังการขายที่แตกต่างกัน
  ความใส่ใจในการบริการลูกค้าที่แตกต่างกัน
  การแก้ปัญหาของลูกค้าแตกต่างกัน
  ทีมงานขาย, ทีมบริการหลังการขาย, ทีมพัฒนาและทีมบริหารการจัดการที่แตกต่างกัน
  

องค์ประกอบและงานพื้นฐานของโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชี
งานพื้นฐานของโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชี  มีองค์ประกอบการทำงานดังนี้
1. เทคโนโลยีที่เป็นรากฐานของโปรแกรมทางบัญชี
2. ทางเลือกของผู้ใช้ระบบงาน
3. การกำหนดรหัสผ่าน หน่วยรายงาน และการกำหนดงวดบัญชี
4. การสร้างแฟ้มหลัก การเพิ่ม ลด และเปลี่ยนแปลงข้อมูลในแฟ้มหลัก
5. การป้อนรายการค้าและการตรวจทานรายการค้า
6, การผ่านบัญชี (Posting)
7. การปิดบัญชีเมื่อสิ้นงวด
8. การพิมพ์แบบฟอร์ม
9. การพิมพ์รายงาน
10. การแลกเปลี่ยนโยกย้ายข้อมูลระหว่างระบบบัญชีย่อยและระหว่างโปรแกรม

คุณสมบัติของโปรแกรมทางการบัญชีที่ดี

• โปรแกรมบัญชี ระดับมาตรฐาน มีผู้ใช้กันอย่างแพร่หลาย และกรมสรรพากรยอมรับ
• พัฒนาโดยบริษัทที่มั่นคง และ มีชื่อเสียงมายาวนาน ด้วยทีมโปรแกรมเมอร์มืออาชีพ
• ทำงานบน Windows ด้วย ระบบบัญชี ต่าง ๆ ครบวงจร
• ใช้งานง่าย สะดวก ลดเวลาการทำงาน และมีรายงานที่สมบูรณ์แบบ
• การอบรมเพื่อการใช้งานได้จริงก่อนซื้อและมีบริการหลังการขายที่ดีเยี่ยม
• สามารถรองรับธุรกิจในอนาคตได้ เช่น E- Commerce

คุณสมบัติของโปรแกรมทางการบัญชีที่ไม่มีคุณภาพ

• เลือกบริษัทที่ไม่มั่นคง เลิกกิจการแล้วไม่มีใครบริการหลังการขาย
• สถานที่ติดต่อไม่สะดวก ก่อนซื้อไม่เคยเข้าไปบริษัทที่จำหน่ายโปรแกรม
• เลือกบริษัทที่ไม่มีความรู้ทางด้านบัญชีที่จะคอยให้คำแนะนำในการประยุกต์ใช้โปรแกรม
• เลือกโปรแกรมที่ใช้ Database ไม่ดีพอ (เปรียบเหมือนฐานรากของอาคาร)
• เลือกโปรแกรมที่ไม่สามารถ Modification ให้ท่านได้ ท่านทราบได้อย่างไรว่าความต้องการของท่านมีเพียงเท่านี้
• ผู้จำหน่ายโปรแกรมขาดวิสัยทัศน์ในการพัฒนาโปรแกรมเพื่อชื่อมต่อกับระบบงานอื่น ๆ ในอนาคต
• ไม่มีคำแนะนำในการเลือกซื้อ Software ให้เหมาะสมกับ Hardware
• ผู้พัฒนาและจำหน่ายไม่มีความรู้ความเข้าใจทางด้านบัญชี
• คำนึงถึงโปรแกรมราคาถูกอย่างเดียว ลืมคำนึงถึงคุณภาพโปรแกรมและการบริการหลังการขาย & โปรแกรมที่ดีต้องมุ่งเน้นทางด้านการบริการเป็นหลัก
• เลือกบริษัทที่ไม่มีการพัฒนาโปรแกรมอย่างต่อเนื่อง โปรแกรมล้าสมัย  ระบบบัญชีของเราไม่สามารถนำเสนอข้อมูลเพื่อการตัดสินใจได้รวดเร็วเท่ากับคู่แข่งขัน
• Report ที่ได้ไม่ตอบสนองความต้องการของผู้บริหาร โดยเฉพาะ Software ที่เป็น Package เพราะบางครั้งผู้บริหารลืมให้ความสำคัญกับข้อมูลบางส่วน ดูรายละเอียดไม่คลอบคุมทั้งหมด
• ไม่มีโอกาสได้ทดลองใช้งานจริง ก่อนตัดสินใจซื้อท่านควรจะได้ทดลองใช้งานจริงก่อน
• เลือกโปรแกรมที่ใช้งานยาก โปรแกรมบางตัวคุณสมบัติอาจจะครบถ้วน แต่สิ่งที่จะลืมไม่ได้คือ ต้องง่ายในการใช้งาน สะดวก รวดเร็ว ครบถ้วน ถูกต้อง อย่าลืมว่าเรานำโปรแกรมเข้ามาใช้เพื่อประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย ข้อมูลต้องตอบสนองต่อธุรกิจ
• หลงเชื่อในโฆษณา เราถามอะไรเขาจะตอบว่าได้หมด ฝ่ายขายไม่มีจรรยาบรรณ ฝ่ายขายควรนำเสนอสิ่งที่ดี ที่มีอยู่ในโปรแกรมนั้น ๆเป็นหลัก ไม่ควรที่จะเน้นการขายให้ได้เพียงอย่างเดียว
• เลือกบริษัทที่ไม่มีทีมบริการหลังการขาย สิ่งที่สำคัญที่สุด คือ การบริการหลังการขาย เพราะธุรกิจของคุณจะต้องใช้ Software ไปอีกนานตราบที่ธุรกิจของคุณต้องดำเนินต่อไป บริษัทที่ขายโปรแกรมอาจบอกท่านว่าไม่รู้เรื่องบัญชีก็ยังใช้งานได้ ท่านเคยคิดไหมว่าทำไมบริษัทใหญ่ ๆ ถึงเลือกโปรแกรมที่มีคุณภาพพร้อมบริการ แม้เขาจะมีฝ่ายบัญชีที่มีความสามารถ ฝ่าย IT ประจำบริษัทเพราะงาน Software คือ งานบริการหลังการขาย
• ไม่สามารถรองรับธุรกิจในอนาคต เช่น E- Commerce โปรแกรม DOS ไม่สามารถรองรับได้แน่นอน ส่วนระบบอื่น ๆ ต้องพิจารณาอย่างรอบคอบด้วย

ทำไมผู้บริหารต้องให้ความสำคัญกับการเลือกซื้อโปรแกรมทางการบัญชี

• ต้องคุ้มกับเงินที่ลงทุน สิ่งที่สำคัญในการเลือกซื้อโปรแกรมราคาไม่ใช่ประเด็นสำคัญที่สุด โปรแกรมถูกอาจไม่คุ้มกับเงินที่ลงทุน โปรแกรมราคาแพงอาจคุ้มกับเงินที่ลงทุนก็ได้ ต้องเปรียบเทียบอย่างละเอียดว่าซื้อโปรแกรมราคาถูกกับราคาแพงอย่างไหนจะคุ้มกว่ากันต้องพิจารณาในหลายๆ ประเด็น เข่น คุณภาพของโปรแกรม การบริการหลังการขาย ความยืดหยุ่น ประหยัดกำลังคน สนองความต้องการข้อมูลของผู้บริหารได้ถูกต้อง รวดเร็ว แม่นยำ เป็นต้น ขณะเดียวกันโปรแกรมที่ราคาแพงก็รับประกันไม่ได้ว่าจะดีมีคุณภาพเสมอไป
• โปรแกรมไม่มีคุณภาพค่าใช้จ่ายเพิ่มในระยะยาว มีบริษัทจำนวนไม่น้อยที่ใช้โปรแกรมแล้วไม่ได้เป็นการลดค่าใช้จ่ายภายในองค์กรเลย เพราะโปรแกรมที่ใช้มีความยุ่งยากในการใช้งาน ไม่ยืดหยุ่น สร้างปัญหาให้กับผู้ใช้งานอยู่ตลอดเวลา ผู้บริหารควรสังเกตว่าการลงทุนทงด้านไอทีในระยะเริ่มต้นค่าใช้จ่ายจะสูง แต่นานวันเข้าค่าใช้จ่ายจะลดลงเรื่อยๆ ผิดกับการลงทุนทางด้านบุคคลากร ช่วงเบื้องต้นค่าใช้จ่ายอาจจะไม่สูงแต่นานวันค่าใช้จ่ายจะเพิ่มขึ้นเป็นเงาตามตัว
• จะได้ไม่ต้องซื้อซ้ำ หลายบริษัทมีประสบการณ์ในการซื้อโปรแกรมระบบเดิมๆ ซ้ำแล้วซ้ำอีก เหตุผลเพียงเพราะว่าไม่ได้พิจารณาอย่างละเอียดก่อนจะซื้อ ทำให้ใช้งานไปแล้วมีปัญหาต้องหาโปรแกรมใหม่ๆ อยู่ตลอดเวลา เสียเวลาและค่าใช้จ่ายจำนวนมาก
• คนทำงานจะได้ไม่เกิดความเบื่อหน่ายในการทำงาน มีพนักงานบัญชีจำนวนไม่น้อยที่เกิดความเบื่อหน่ายในการทำงาน เพราะว่าติดปัญหากับโปรแกรมที่นำมาใช้ไม่สามารถตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ได้ ทำให้พนักงานทำงานไม่ได้ประสิทธิภาพและประสิทธิผล บางครั้งเป็นการทนใช้ไปก่อนรอการเปลี่ยนแปลงภายหลัง นานวันเข้าแก้ปัญหาหนักๆ ไม่ได้ก็ต้องลาออก ทำให้เสียต้นทุนในเรื่องบุคลากรอีก
• การเลือกซื้อโปรแกรมไม่ได้เป็นหน้าที่ของฝ่ายบัญชีฝ่ายเดียว จะเห็นว่าโปรแกรมระบบบัญชีเกี่ยวข้องกับหลายหน่วยงาน เช่น
  • ระบบใบเสนอราคา, ใบสั่งจอง, ใบสั่งขาย, เกี่ยวข้องกับฝ่ายขาย
  • ระบบใบขอซื้อ(PR), ใบสั่งซื้อ(PO) เกี่ยวข้องกับฝ่ายจัดซื้อ
  • ระบบลูกหนี้(AR) เกี่ยวข้องกับฝ่ายบัญชี, ฝ่ายสินเชื่อ
  • ระบบเจ้าหนี้(AP) เกี่ยวข้องกับฝ่ายบัญชี
  • ระบบสินค้าคงคลัง(IC) เกี่ยวข้องกับฝ่ายคลัง, ฝ่ายบัญชี
  • ระบบบัญชีแยกประเภท(GL) เกี่ยงข้องกับฝ่ายบัญชี, ฝ่ายการเงิน
  • ระบบเช็ค(CQ) เกี่ยวข้องกับฝ่าย

• โปรแกรมของคุณต้องพร้อมเสมอเพื่อรองรับอนาคต ซอฟแวร์ที่คุณซื้อต้องสามารถรองรับความต้องการทั้งในวันนี้และอนาคต การทำธุรกิจทาง E-commerce จะต้องใช้ Database ที่มีคุณภาพ Database ที่ดีจะต้องมาจากโปรแกรมทีมีคุณภาพเท่านั้น
• บริษัทที่จำหน่ายโปรแกรม Modify โปรแกรมให้เข้ากับงานของคุณหรือไม่ มีบริษัทเป็นจำนวนมาก ตอนที่เลือกซื้อโปรแกรมมักจะไม่คำนึงถึงหัวข้อนี้ ต่อมาภายหลังมีความต้องการความสามารถของโปรแกรมเพิ่มขึ้นแต่โปรแกรมเดิมไม่สามารถรองรับงานได้ จำเป็นต้องเลิกใช้ทำให้ระบบงานหยุดชะงัก ต้องเริ่มต้นงานใหม่อยู่ตลอดเวลา ขาดความต่อเนื่องในการทำงาน ในการพัฒนางานให้มีประสิทธิภาพ
• มีการบริการหลังการขายอย่างไรบ้าง นอกเหนือจากโปรแกรมที่มีคุณภาพแล้วสิ่งหนึ่งที่ควรพิจารณาเป็นอย่างยิ่งคือ การบริการหลังการขาย การขายโปรแกรมที่จริงแล้วเป็นการขายบริการมากกว่าตัวโปรแกรมเหมือนกับนามธรรม รูปธรรมคือโปรแกรมต้องสามารถใช้งานได้ ใช้ได้หรือไม่ได้อยู่ที่การบริการเป็นหลัก มีทีมงานไว้คอยบริการลูกค้า ไม่ใช่เมื่อ 10ปีที่แล้วก็เป็นโปรแกรมบน Dos ขณะนี้ก็เป็นระบบ Dos แถมยังไม่มีการUpgrade ความสามารถอะไรใหม่ๆ ให้กับลูกค้าเลย ส่วนความมั่นคงขององค์กรที่จำหน่ายโปรแกรมก็มีความสำคัญไม่น้อย ท่านจะทราบได้อย่างไรว่าโปรแกรมที่ท่านเลือกใช้อยู่ในปัจจุบันนี้ บริษัทฯ ที่จำหน่ายให้กับท่านจะอยู่บริการท่านต่อไปหรือไม่ มีบางบริษัทได้ตัดสินใจจ้างโปรแกรมเมอร์อิสระพัฒนาโปรแกรมให้ใช้พัฒนาจบส่งมอบงานเสร็จ ไม่ทราบว่าคนพัฒนาไปอยู่ที่ไหนตามตัวมาแก้ปัญหาก็ยาก ค่าจ้างก็สูงมากหรือไม่ก็อาจจะไม่รับทำงานให้เลย ทำให้บริษัทต้องเริ่มต้นใหม่อยู่ตลอด เสียเวลา เสียค่าใช้จ่าย เสียโอกาสทางธุรกิจเป็นจำนวนมาก

การจัดอันดับโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชี

                หลายสถาบันมีการจัดอันดับโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีอย่างต่อเนื่องปีละครั้งหรือสองครั้ง  เช่น Accounting Software World โดยบริษัท K2 Enterprises ตัวอย่างของโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีเหล่านี้ได้แก่

            กิจการขนาดเล็ก (ยอดขายไม่เกิน 5 ล้านเหรียญสหรัฐฯ)
1. ACCPAC Advantage Discovery Series
2. BusinessVision32 (Softline Software)
3. Business Works Gold (Best Software)
4. ePeachtree (Best Software)
5. MYOB Plus for windows (MYOB Software)

             กิจการขนาดเล็ก-ขนาดกลาง (ยอดขายไม่เกิน 250 เหรียญสหรัฐฯ)
1. ACCPAC Advantage Series Small Business (ACCPAC International)
2. ACCPAC Pro Series (ACCPAC International)
3. Axapta (Microsoft)
4, e by Epicor (Epicor Software corp.)
5. e-Synergy (Exact Software)

             กิจการที่ใช้โปรแกรมประเภท ERP เพื่อทำบัญชีการเงิน (ยอดขายตั้งแต่ 500 ล้านเหรียญสหรัฐฯขึ้นไป)
1. Axapta (Navision Software)
2. BAAN ERP (Invensys ERP)
3. MAS 500 (Best Software)
4. JBA System21 (JBA International)
5. Great Plains (Microsoft)
6. Lawson Enterprise 400 (Lawson Software)
7. One World (J.D. Edwards)
8. Oracle Financials (Oracle)
9. PeopleSoft (PeopleSoft)
10. SAP R/3(SAP)

รายชื่อโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชี บริษัทผู้ผลิต URL หมวดหมู่ และชื่อผลิตภัณฑ์

                ตัวอย่างโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชี : บริษัทผู้ผลิต, URL, หมวดหมู่